+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Проведение кадрового аудита пошагово

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций. Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации. Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче.

Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами. Кадровый аудит — это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами.

Один из этапов этого процесса — аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:. Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги.

Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров , определить сроки проверки.

Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации. Каждый работодатель должен, используя законодательную базу[1], создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации. Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе.

Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек — статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка — статьей , графика отпусков — статьей Узнайте о карточке т 2. О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ. Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно.

Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы приказов по кадрам. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации например, для начисления зарплаты и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов[3].

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора ст. Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления. Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях см.

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах книгах учета.

При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников положения о персонале, аттестации , адаптации и т. После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку — что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

Результаты сверки удобно свести в таблицу:. Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие[4]. Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:. В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта.

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель представительный орган , избранный из числа работников ст. Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. Этап 3а. Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения.

Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР[5].

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения. Обязательно ознакомьте каждого работника с новой редакцией всех локальных нормативных актов , даже если в личном деле есть лист ознакомления с предыдущим вариантом этих документов.

Получить подтверждение можно, например, в такой форме:. Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела [6] в соответствии с номенклатурой дел [7] внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам , это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение.

При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов — наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении. Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов. В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек вкладышей о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении , а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен.

Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек[8] и Инструкцией по заполнению трудовых книжек[9]. В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша , перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры — аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы.

В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт. Государственная инспекция труда в течение месяца проводит проверку и в случае выявления нарушений выдает работодателю предписание обязательное для исполнения об отмене этого локального нормативного акта. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Пять провалов нового закона об удалёнке. Как выполнить непонятные требования. О сайте Контакты Ввести код доступа Подписка 8 Подписка с подарками.

Как провести кадровый аудит?

Содержание страницы Суть кадрового аудита Задачи проводимого аудита Целесообразность аудита персонала Объекты аудита персонала Типы кадрового аудита Аудит персонала поэтапно Методы проведения аудита Результаты кадрового аудита. Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной.

Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит. Как составить план внутреннего аудита организации? В финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах аудит давно и прочно занял свое место в управленческой деятельности организаций.

Однако меняющиеся задачи современной экономики расширили его функции от проверочных и консультационных, затрагивая широкий круг вопросов предпринимательства, в том числе и кадровую политику.

Аудит в вопросах кадровой эффективности в настоящее время проходит этап становления, постепенно распространяясь в отечественной предпринимательской практике. Какие существуют проблемные аспекты аудита мошенничества персонала? Цель аудита — не только установить возможные нарушения, но и предупредить их, а также провести консультации, благодаря которым возможно повышение эффективности в проверяемой области.

В настоящее время деятельность аудиторов существенно расширилась, захватив и область кадрового управления. Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации? Аудитом персонала можно назвать консультационную деятельность, экспертным путем устанавливающую кадровый потенциал организации и его эффективность.

Аудитор изучает документацию, имеющую отношения к вопросам подбора, оформления, перемещения и освобождения от должности сотрудников организации на предмет соответствия бумаг требованиям законодательных актов Российской Федерации. Аудит персонала — это не только способ осуществления проверки, то есть констатации фактов, но и инструмент для преодоления существующих проблем, конечной целью применения которого является повышение рентабельности прибыльности организации.

Выясняя степень правильности ведения кадровой документации и изучая дополнительные факторы, отраженные в ней, аудитор может сделать выводы относительно:. В каких случаях организации стоит обратить внимание на изучение кадровой ситуации путем проведения аудита персонала?

Можно провести эту процедуру в любой момент, но наибольшую пользу она принесет в таких ситуациях, как:. В рамках проведения кадрового аудита анализу подвергаются три главные сферы деятельности фирмы, касающиеся кадров:. В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:. Необходимо четко установить цель аудита и определить задачи.

Проясняются главные факторы будущего исследования: кто будет его проводить, в какие сроки, на какой выборке и какими методиками. Руководством издается приказ или распоряжение. Накапливается информация путем изучения документов, наблюдения за персоналом, проведения опросов, анкетирования и др.

На этом этапе происходит первичная обработка полученных сведений. Сведение данных в удобную для анализа форму списки, таблицы, графики, диаграммы и т. Формирование аудиторского отчета, итоги и рекомендательные предложения.

И я того же мнения. Но суд посчитал иначе, говорит: ты же подписал, значит тут наши полномочия всё У вас внутреннее совместительство? Вам нужно принять сотрудника на это совместительство. Делаете также, Данную информацию подтвердить не можем.

Например, средняя зарплата за год была меньше, а за год больше Главная Сотрудники Как проводится аудит персонала компании. Содержание страницы. Суть кадрового аудита Задачи проводимого аудита Целесообразность аудита персонала Объекты аудита персонала Типы кадрового аудита Аудит персонала поэтапно Методы проведения аудита Результаты кадрового аудита.

Теги по теме. Отменить ответ. Ваш вопрос — наш ответ. Популярные документы. Ведение бизнеса. Проверьте почту. На ваш Email отправлено письмо с кодом.

Введите его для завершения регистрации. Выслать код повторно. Спасибо за регистрацию на сайте. Не пришел код? Выслать повторно. От 5 до 20 символов. Изменить пароль. Консультант онлайн Мария Власова. Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание.

Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно. Суть вопроса. Подробное описание вопроса. Задать вопрос. Ваше имя. Ваш Email для оповещения об ответе. Регистрационные данные высланы вам на почту. У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.

На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка. В нашей базе более документов с подробными описаниями и файлами для скачивания. У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы.

Добавьте сайт в закладки! Сообщить об ошибке.

Кадровый аудит

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками.

Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита. Кадровый аудит — это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит. После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству.

Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита. Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации.

Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1. Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах.

Перечень таких документов приведен в таблице 2. Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка. Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная бригадная материальная ответственность.

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т. Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов — какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу таблица 3. После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне. В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков.

Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели. В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках об отпусках, больничных, прогулах и т. Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи приемы, переводы, награждения , вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей. Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника.

В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись. Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании. В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка. По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:. Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению.

В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям. Нет сомнений в том, что кадровый аудит— важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки.

Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита.

Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения. Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем Hrreader. Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях: при предстоящей государственной проверке; при смене специалиста по кадрам; при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя ; при смене руководства компании; при изменении законодательства.

Проверка наличия обязательных кадровых документов Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании. Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы: документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности; документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. Заявления работников ст. Оформление итогов кадрового аудита По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. Отчет можно разделить на два блока. Пример из практики: По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации: Нет обязательных локальных нормативных актов.

Нет документов по штатному расписанию. Нет графика отпусков. Отсутствуют табели учета рабочего времени. Нет обязательных кадровых журналов. Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету. Нет приказов по личному составу. Нет личных карточек работников. Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами. Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных. Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.

Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию. В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы. Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Популярное сегодня. Новые темы форума. Мигранты, получившие гражданство Подарки на Новый год Оформление трудового договора с иностранной компанией Где можно бесплатно опубликовать вакансии поиск вахтового персонала? Отпуск после декрета. Зайти на форум Задать вопрос. Новые комментарии. VikiM: Добрый вечер! Valeratal: Кажется полинтернета в Valeratal: Мне кажется рос Добавить на сайт.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи. Зарегистрироваться Войти. Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным. Новости HR-Portal.

Рассылка HR-Portal Недельный дайджест. Подписка на обновления.

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф.

А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.

С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы. Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям.

Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков. Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства , сроки как правило, от 2 недель до нескольких месяцев и состав комиссии 3 - 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т.

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл.

При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв.

Постановлением Госкомстата России от При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Министерством культуры РФ При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:. Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству.

Содержание подобных пунктов может быть самым разным - например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу. Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности.

Например , график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др. Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию.

Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.

В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства. Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению. Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер табл.

Результаты аудита кадровой документации. Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел. После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных как правило, это сотрудник отдела кадров и определить сроки.

Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 - 3 года, чаще - при наличии внешних обстоятельств, а именно:. В процессе аудита выявлены следующие недостатки несоответствия Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год.

В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например , при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т.

Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности в зависимости от тяжести выявленных нарушений. Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.

В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.

На всех сотрудников за исключением совместителей. Хранятся до увольнения сотрудника. Невостребованные - не менее 75 лет согласно Перечню, ст. Со всеми сотрудниками организации включая совместителей, временных работников и т. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, ст. Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов. С постоянным сроком хранения согласно Перечню, ст.

Приказы по личному составу прием, перевод, увольнение. ТК РФ, ст. Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске. Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ст. Со сроком хранения 1 год после замены новыми согласно Перечню, ст. Положение инструкция или другие формы оформления работы с персональными данным сотрудников. ТК РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов.

Со сроком хранения 3 года после замены новыми согласно Перечню, ст. Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Срок хранения - 1 год согласно Перечню, ст. На всех сотрудников организации, заполняются не позднее первого дня работы. Положение об оплате труда о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год. Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено. Со сроком хранения 5 лет после замены новыми согласно Перечню, ст.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. Со сроком хранения 75 лет согласно Перечню, п. Постановление N , п. Постановление N Приходно- расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Если трудовая книжка выдается работнику впервые или оформляется вкладыш. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, п.

Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Со сроком хранения 5 лет согласно Перечню, ст. Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от до руб. Записи, внесенные в раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. При судебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение.

Исправить, оформив вкладыш в трудовую книжку и перенеся в него записи, ошибочно внесенные в данный раздел. Журнал оформлен с нарушением установленных требований не пронумерован и не скреплен сургучной печатью или не опломбирован. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

Журнал, не оформленный соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедуры приема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику. Возможны проблемы при передаче журнала в архив. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Карточки Т-2 хранятся вместе с копиями личных документов сотрудников данные документы имеют разный срок хранения.

Возможно возникновение проблем при сдаче документов в архив. Запись, внесенная на основании приказа в трудовую книжку, не соответствует формально тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не в пользу работодателя.

Используется не установленный ТК РФ вид дисциплинарного взыскания в виде штрафа. Снятие данного дисциплинарного взыскания в связи с его незаконностью. Выдача работнику денежной компенсации за неиспользованный отпуск.

Претензии со стороны налоговых органов об обоснованности данных расходов. Работнику не вручается уведомление о начале отпуска за две недели. В штатном расписании установлена "вилка" окладов.

В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.

Для наглядности приложим в тексте статьи ссылку для скачивания образца положения о проведении аудита, в котором отражен план процедуры, а также расскажем, что представляет собой кадровый аудит, кто и каким образом его проводит. Кроме того, мы подготовили пример отчета по результатам проведения проверки в одной из организаций. Многих руководителей и кадровых работников интересует, как правильно провести кадровый аудит в организации.

Связано это с тем, что законодательство не содержит ни понятия кадрового аудита, ни и требований к его проведению. Однако из положений п. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем. Руководители организаций при этом имеют определенную степень свободы в разработке задач, методов и плана указанной процедуры. Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:.

В узком понимании задача и есть цель, которую необходимо достичь. Задачами кадрового аудита являются:. Методы аудита представляют собой совокупность средств, которые позволяют добиться выполнения поставленных задач. Организационные методы включают:. Информационные методы включают:. Отсутствие законодательного регулирования проведения кадрового аудита дает определенную свободу в выборе лиц, которые имеют право проводить процедуру.

Какие в данном случае существуют варианты? Их несколько:. Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий.

В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:. Это основной этап аудиторской проверки. В обязанности работодателя при этом входит обеспечение наличия определенного пакета кадровых документов, причем за его отсутствие предусмотрена административная ответственность. В частности, в организации обязательно должны быть следующие кадровые бумаги:.

После сверки документов определяется правильность их оформления. Например, содержание трудового договора определяется положениями ст. Кроме того, проверяется соответствие содержания документации требованиям закона. Например, может потребоваться проверка соответствия уровня заработной платы сотрудников МРОТ размер зарплаты не должен быть ниже установленного законом показателя.

Дополнительно требуется проверить факт ознакомления сотрудников с локальными актами, принятыми в организации. Объем проверок значителен ввиду того, что законодательством установлено множество требований к порядку ведения кадровой документации.

Формы документа на законодательном уровне не утверждено, поэтому он составляется в произвольном виде. В отчете лицо, проводившее аудит, отражает все недостатки, выявленные в кадровом документообороте. В зависимости от объема проверки, в нем могут также содержаться иные сведения, например отражение выявленных рисков и возможные шаги по разрешению обнаруженных проблем. Отдельным блоком можно разместить результаты проверки соблюдения правил и требований охраны труда в организации, а также сведения о соблюдении порядка проведения обязательных медицинских осмотров сотрудников.

В отчет при этом могут включаться такие реквизиты, как:. Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации директором, генеральным директором, президентом и т. В положении об аудите отражаются следующие сведения:. Скачать образец. Комиссия в составе:. Члены комиссии:. Таким образом, проведение кадрового аудита не обязательно, но рекомендовано в различных ситуациях. Например, он желателен в случае назначения нового руководства организации, начальника отдела кадров или включения фирмы в план проверок Государственной инспекции труда.

Проведение аудита позволит избежать обнаружения нарушений ведения кадровой документации и, следовательно, привлечения к административной ответственности за их допущение. Образец плана кадрового аудита, содержащийся в положении, предлагаемом для скачивания по ссылке выше, позволит разобраться в порядке проведения проверки и перечне документов, подлежащих анализу.

Понравилась статья? Тогда поставьте, пожалуйста, лайк, а еще лучше — поделитесь ею в социальных сетях, нам будет очень приятно.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Содержание страницы Суть кадрового аудита Задачи проводимого аудита Целесообразность аудита персонала Объекты аудита персонала Типы кадрового аудита Аудит персонала поэтапно Методы проведения аудита Результаты кадрового аудита. Для принятия определенных решений, касающихся управления организацией, важно, чтобы информация, на основе которой делаются выводы, была своевременной и достоверной. Это значит, что на всех уровнях хоздеятельности необходимо ее собирать и периодически обновлять, то есть проводить аудит.

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Кадровый аудит на примере организации

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

.

Что такое кадровый аудит организации. Кадровый аудит — это проверка отдельных документов и системы кадрового делопроизводства в целом. Что происходит во время аудита: специалисты оценивают эффективность работы кадровой службы, находят недочеты и риски, способные негативно отразиться на компании.  Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция. Проведение кадрового аудита можно поручить сторонним специалистам. Сотрудники специализированной компании возьмут на себя организацию процедуры от первого до последнего этапа, составят по ее результатам подробный отчет о найденных ошибках и нарушениях, разработают рекомендации по их устранению.

Как проводится аудит персонала компании

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: \
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Борис

    Это всё чтоб с обычных людей(рабов содрать побольше денег, чтоб мы меньше получали свои честно заработанные деньги на жизнь. Так пидорасы на всё цены поднимают, продукты, квартплата и т.п. а вот зарплата постоянно падает (типа кризис), к тому же везде идут сокращения. Эти чиновники совсем зажрались, каким местом они думают мы бл.ть не в Европе живёт там где заработанная плата труда больше в несколько раз.

  2. Игорь

    Здравствуйте, (проблема не у меня а у моей матери, но вести переписку я буду как бы от своего лица, так проще), у меня такая проблема, которая в скоре перейдёт в судебные разберательства, касаются они СКБ банка, цель их взыскать с меня 117 тысяч (кредит).

  3. Флорентин

    Не нужно быть гением, чтобы понять простейшую вещь: необходимы индивидуальные (! ДОБРОВОЛЬНЫЕ накопительные пенсионные счета. Возможно, уже с рождения (тогда родители смогут откладывать копеечку сызмальства детям). И чтобы человек мог начать снимать часть накопленной суммы, скажем, после 45 лет на лечение, а по достижении пенсионного возраста мог снимать накопленное определёнными ИМ САМИМ долями! Пусть государство крутит эти деньги как угодно, но гарантирует сохранность отчислений. Пенсионные накопления должны обязательно передаваться по наследству или по завещанию передаваться на благотворительность.